Dematerializzazione Documenti
La pratica in questione consiste nella conversione di un documento cartaceo in un formato digitale, e la sua successiva fruibilità con i mezzi informatici. Questa sostituzione ha pieno valore formale, secondo quanto riporta la normativa statale del 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59).
Il termine dematerializzazione indica tecnicamente la conversione di un documento cartaceo in un formato digitale, e la sua successiva fruibilità con i mezzi informatici.
Questo processo è finalizzato alla sostituzione della materialità con la digitalità, con notevoli vantaggi in termini di maneggevolezza, risparmio di spazio, reperibilità e velocità di ricerca offerti dalla tecnologia.
La dematerializzazione dei documenti cartacei è attualmente intesa come il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private.
I vantaggi per le aziende e per la PA
Risparmio
Relativo ai costi di stampa, acquisto e manutenzione delle stampanti;
Centralizzazione dei processi di lavoro
Consentendo di archiviare documenti elettronici in maniera univoca, facilmente condivisibili e reperibili attraverso sistemi informatici ad hoc di ricerca;
Tracciabilità del documento
Ovvero seguire tutta la catena lavorativa per capire dove incontra difficoltà o fermi nella lavorazione;
Incremento di spazio fisico
La dematerializzazione e la gestione documentale riducono la necessità di lavorare attraverso archivi fisici dislocati magari in posti lontani dal luogo in cui servono;
Miglioramento del processo lavorativo interno con clienti e fornitori
La possibilità di rintracciare un documento anche a molto tempo di distanza dalla sua creazione è un notevole vantaggio per tutta la filiera e i processi lavorativi;
Ottimizzazione del personale
Niente più spreco di tempo per ricerche improbabili, ma al contrario ottimizzazione del lavoro e della produzione.
Tutela dell’ambiente
Minor consumo di carta ed inchiostri.
