Servizi
Dematerializzazione Documenti
Il servizio di dematerializzazione è un processo mediante il quale tutti i documenti cartacei vengono trasformati in documenti elettronici con l’ausilio delle più avanzate tecnologie informatiche. Dal punto di vista giuridico dematerializzare (o smaterializzare) le fatture e i documenti significa, in sostanza, effettuare la conservazione a norma ed eliminare gli originali cartacei. Aedos vuole essere il partner di riferimento per chi volesse razionalizzare i processi inerenti la gestione documentale, realizzando gradualmente la modernizzazione dei processi operativi e l’omogeneizzazione di modelli e procedure operative.
Validità Normativa e Innovazione Digitale
La pratica della dematerializzazione consiste nella conversione sistematica di un documento cartaceo in un formato digitale, rendendolo immediatamente fruibile attraverso i più moderni mezzi informatici. Questo processo ha pieno valore legale e formale ai sensi dell’articolo 15, comma 2 della legge n. 59 del 15 marzo 1997, permettendo a strutture pubbliche e private di abbandonare definitivamente la materialità a favore di una gestione documentale fluida e certificata.
In Aedos intendiamo la dematerializzazione come un percorso progressivo verso l’efficienza totale: offriamo una maneggevolezza e una velocità di ricerca che solo la tecnologia d’avanguardia può garantire, eliminando i vincoli fisici e proiettando la tua organizzazione verso un futuro paperless.
Cosa offriamo
I Vantaggi per le Aziende e per la PA
Risparmio Economico Diretto e Manutenzione
Il primo impatto positivo riguarda l’abbattimento immediato dei costi vivi legati all’acquisto di carta, toner e hardware per la stampa. Grazie alla digitalizzazione, si eliminano anche le spese ricorrenti di manutenzione delle periferiche di stampa e i costi logistici di gestione degli archivi cartacei.
Centralizzazione Univoca dei Processi di Lavoro
La dematerializzazione consente di archiviare ogni documento elettronico in un sistema centrale univoco. Questo permette una condivisione istantanea tra i reparti e una reperibilità costante grazie a sistemi informatici di ricerca ad hoc, abbattendo i silos informativi aziendali.
Tracciabilità Totale della Catena Lavorativa
Ogni documento digitale può essere seguito lungo tutta la sua catena produttiva. La tracciabilità permette di individuare in tempo reale eventuali colli di bottiglia, difficoltà o fermi nella lavorazione, ottimizzando i tempi di risposta e la qualità del servizio erogato.
Incremento e Recupero dello Spazio Fisico
Ridurre la necessità di archivi fisici, spesso dislocati in luoghi lontani dal punto di utilizzo, libera metri quadri preziosi all’interno della struttura. La gestione documentale informatizzata annulla le distanze fisiche, rendendo ogni file accessibile direttamente dalla propria postazione di lavoro.
Miglioramento delle Relazioni con Clienti e Fornitori
La capacità di rintracciare un documento critico anche a distanza di anni dalla sua creazione rappresenta un vantaggio competitivo enorme per l’intera filiera. Velocizzare l’accesso alle informazioni migliora drasticamente il servizio di assistenza e la fluidità dei processi commerciali esterni.
Ottimizzazione del Personale e della Produzione
Eliminiamo lo spreco di tempo dedicato a ricerche improbabili tra faldoni polverosi. Grazie alla tecnologia Aedos, il personale può concentrarsi sulle attività a valore aggiunto, ottimizzando la produzione e migliorando il benessere lavorativo quotidiano.
Tutela Ambientale e Responsabilità d'Impresa
Scegliere la digitalizzazione significa contribuire attivamente alla salvaguardia dell’ambiente. Il minor consumo di carta e inchiostri riduce l’impronta ecologica dell’azienda, posizionandola come una realtà responsabile, moderna e attenta alla sostenibilità globale.
