Dematerializzazione dei documenti

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Aedos rappresenta la soluzione ideale per tutte quelle Pubbliche amministrazioni, aziende e/o professionisti, che nell’ambito di miglioramento del loro workflow lavorativo, vogliano attuare un processo di innovazione attraverso la dematerializzazione dei documenti cartacei.

Il termine dematerializzazione (o dematerializzazione documentale) indica tecnicamente la conversione di un documento cartaceo in un formato digitale, e la sua successiva fruibilità con i mezzi informatici.

Questo processo è finalizzato alla sostituzione della materialità con la digitalità, con notevoli vantaggi in termini di maneggevolezza, risparmio di spazio, reperibilità e velocità di ricerca offerti dalla tecnologia.

La dematerializzazione dei documenti cartacei è attualmente intesa come il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle strutture amministrative pubbliche (P.A.) e private. Questa sostituzione dei supporti tradizionali, cartacei, della documentazione amministrativa con il documento informatico ha pieno valore formale, in quanto la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ne ha confermato pieno valore giuridico.

La dematerializzazione: i vantaggi per le aziende.

Ogni azienda di piccole, medie o grandi dimensioni si trova quotidianamente a gestire un’enorme massa di documenti cartacei indispensabili al processo lavorativo. Tutta questa massa di informazioni cartacee rappresenta un elemento indispensabile di lavoro e la base dati sulla quale si sostiene il business aziendale. Ma cosa succede ai documenti cartacei una volta processati? In linea di massima, vengono archiviati in faldoni che sono poi riposti negli angoli più disparati degli uffici e dei magazzini. Questo comporta che il più delle volte i documenti di lavoro sono smarriti o, nel migliore dei casi, sono ritrovati dopo lunghe ricerche. Oggi la tecnologia con la dematerializzazione dei documenti ci aiuta a superare questo gap e ad ottimizzare l’archiviazione e la ricerca degli stessi, anche a distanza di anni.

Questa soluzione innovativa produce notevoli vantaggi al business aziendale:

  • Risparmio relativo ai costi di stampa, acquisto e manutenzione delle stampanti;
  • Centralizzazione dei processi di lavoro, consentendo di archiviare documenti elettronici in maniera univoca, facilmente condivisibili e reperibili attraverso sistemi informatici ad hoc di ricerca;
  • Tracciabilità del documento, ovvero seguire tutta la catena lavorativa per capire dove incontra difficoltà o fermi nella lavorazione;
  • Risparmio di spazio fisico, la dematerializzazione e la gestione documentale riducono la necessità di lavorare attraverso archivi fisici dislocati magari in posti lontani dal luogo in cui servono;
  • Miglioramento del processo lavorativo interno e con clienti e fornitori, la possibilità di rintracciare un documento anche a molto tempo di distanza dalla sua creazione è un notevole vantaggio per tutta la filiera e i processi lavorativi;
  • Ottimizzazione del personale, niente più spreco di tempo per ricerche improbabili, ma al contrario ottimizzazione del lavoro e della produzione.
  • Tutela dell’ambiente con minor consumo di carta ed inchiostri.

La dematerializzazione dei documenti cartacei è dunque una necessità, oltre che un’opportunità, per tutte le aziende che vogliono ottimizzare i loro processi lavorativi.

Aedos è in grado di fornire il servizio di dematerializzazione dei documenti più adatto alle esigenze dell’azienda, essenzialmente tramite tre modalità di servizio:

  1. Dematerializzazione dei documenti cartacei presso il cliente: con questa formula si procede alla trasformazione e all’ archiviazione di tutti in documenti cartacei dell’azienda presso i server/data base dei clienti, i quali saranno deputati alla sicurezza informatica degli stessi secondo quanto stabilito dalla normativa vigente.
  2. Dematerializzazione dei documenti cartacei presso il cliente con software dedicato: con questa formula essenzialmente uguale alla precedente si archiviano i dati sul server/database del cliente ma al contempo viene sviluppato un software personalizzato per la ricerca e la gestione dei documenti digitali.
  3. Gestione documentale integrata: con questa formula si procede, oltre che alla trasformazione e all’ archiviazione di tutti in documenti cartacei dell’azienda sui nostri server, anche alla sicurezza informatica degli stessi. I documenti così archiviati saranno disponibili per l’azienda in modo assolutamente trasparente tramite una web app che permetterà di lavorarli come se fossero collocati all’interno dell’azienda.

 

La dematerializzazione per la Pubblica Amministrazione.

Nell’ideale del cittadino la pubblica amministrazione è spesso identificata con la burocrazia, che altro non è che la produzione, spesso inutile, di documenti cartacei: domande, autorizzazioni, richieste, pratiche amministrative e altro ancora. Tutto questo comporta spreco di tempo e di denaro per il cittadino e per la P.A. che sono ingabbiati in questo circolo vizioso.

Il tema della dematerializzazione dei documenti  prodotti nell’ambito dell’attività della pubblica amministrazione rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale e costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.). I processi di gestione cartacea dei documenti, infatti, sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze, mentre la dematerializzazione e la gestione documentale riducono la necessità di lavorare attraverso archivi fisici dislocati, abbassano i costi di stampa, ricerca e trasferimento delle pratiche, rendendone più rapida e sicura la loro gestione, ne consentono la condivisione e la collaborazione, la produzione di reportistica, l’invio tramite posta elettronica o la spedizione al cittadino tramite raccomandata online.

La necessità di utilizzare tecnologie più innovative per l’ eliminazione della carta a favore dei documenti digitali, è stabilito dal  Codice dell’amministrazione digitale nel 2005 dove nell’art. 42 si fa esplicitamente riferimento al concetto di dematerializzazione. Art. 42: “ Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.”  . Tutto questo consente di semplificare i rapporti tra PA, cittadini e imprese rappresentando uno degli obiettivi prioritari contenuti nell’ambito del Piano e-gov 2012.

La dematerializzazione dei documenti cartacei è dunque una necessità per le P.A., in quanto produce notevoli vantaggi:

  • Riduzione dei costi di stampa e carta;
  • Eliminazione degli spazi fisici, archivi e/o magazzini, per l’archiviazione;
  • Ottimizzazione degli spazi e del lavoro;
  • Riduzione dei tempi di lavorazione delle pratiche;
  • Eliminazione del rischio di perdite o smarrimenti dei documenti;
  • Reperibilità immediata;
  • Riduzione drastica dell’impatto ambientale;
  • Miglioramento del rapporto con l’utenza/cittadini.

Quindi questa traslazione dal fisico al digitale produce solamente vantaggi, in quanto mantiene in se tutte le caratteristiche di formalità necessarie, come stabilito dal Codice della Amministrazione Digitale -D.Lgs 7 marzo 2005, n.82-  che definisce il documento informatico come: “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Aedos è in grado di fornire il servizio di dematerializzazione dei documenti più adatto alle esigenze della singola Pubblica Amministrazione, sia essa un comune, una ASL, un ministero o qualsiasi altra struttura pubblica, essenzialmente tramite tre modalità di servizio:

  1. Dematerializzazione dei documenti cartacei presso la P.A.: con questa formula si procede alla trasformazione e all’archiviazione di tutti in documenti cartacei presso i server/database della Pubblica Amministrazione, i quali saranno deputati alla sicurezza informatica degli stessi secondo quanto stabilito dalla normativa vigente.
  2. Dematerializzazione dei documenti cartacei presso la P.A. con software dedicato: con questa formula, essenzialmente uguale alla precedente si archiviano i dati sul server/database della Pubblica Amministrazione ma al contempo viene sviluppato un software personalizzato per la ricerca e la gestione dei documenti digitali.
  3. Gestione documentale integrata: con questa formula si procede, oltre alla trasformazione e all’archiviazione di tutti in documenti cartacei sui nostri server, anche alla sicurezza informatica degli stessi. I documenti così archiviati saranno disponibili in modo assolutamente trasparente tramite una web app che permetterà di lavorarli come se fossero collocati all’interno della struttura.

 

Tutti i dati gestiti dalla Aedos e archiviati sia sul supporto proprio, sia sul supporto del cliente sono gestiti in modo ridondante, cioè si creano più copie dello stesso file.

Avere delle copie di backup dello stesso file porta con se notevoli vantaggi:

  • Impossibilità di smarrimento del documento;
  • Sostituzione in caso di file corrotto o erroneamente eliminato;
  • Sicurezza di copie di backup in caso di avaria o distruzione del supporto principale di archiviazione.